De overheid neemt het niet nauw met het archiveren van haar documenten. Van de 33 ministeries en overheidsorganen hebben slechts zes een bestandslijst opgestuurd naar het Nationaal Archief van Suriname (NAS). Rita Tjien Fooh, directeur van het NAS, tevens archivaris, zegt in gesprek met Suriname Herald, dat de overheid onvoldoende bewust is van het belang van archiveren.
Bestandslijsten zijn lijsten waarin alle documenten op een ministerie/overheidsorgaan zijn opgenomen. Veertien hebben gedeeltelijk een lijst ingediend, terwijl dertien nog niets. Het NAS is sinds 2918 gestart met het proces om overheidsdocumenten te archiveren. De archivaris benadrukt dat archieven het hart van de overheid is en “zeker wanneer het komt tot transparantie en good governance”.
Om verder invulling te geven aan het archiveren van overheidsdocumenten sloot het NAS gisteren in het Lalla Rookh-gebouw een vijfdaagse workshop voor de projectleiders en hoofden van de afdeling Documentatie Informatie Voorziening (DIV) van de overheidsorganen af. Het gaat in dezen om een training voor het selecteren en waarderen van archieven op de ministeries. De workshop is een vervolgtraject van het project: ‘Het opstellen van selectielijsten ten behoeve van overheidsorganen’, dat in 2018 is gestart.
Tjien Fooh geeft aan dat het NAS samen met de ministeries gestart is met het opstellen van conceptselectielijsten. “Al die archieven die nog door de overheidsorganen worden beheerd, moeten dus overgebracht worden naar het NAS, tien jaar na de vorming van de archieven,” benadrukte zij. Volgens de archivaris zijn er zeker tien tot vijftien jaar geen archieven overgebracht, omdat er geen selectiedoelstelling is en ook geen selectiecriteria.
Zij legde uit dat niet alles wat de overheid aan documenten vervaardigt, overgebracht hoeft te worden naar het NAS. De selectie van welke documenten wel of niet moeten worden gearchiveerd, geschiedt volgens vastgestelde doelstellingen en criteria die gepaard gaan met bewaartermijnen.
De workshop is verzorgd door professor Charles Jeurgens, hoogleraar Archiefwetenschap aan de Faculteit der Geesteswetenschappen van de Universiteit van Amsterdam (UvA) en adviseur van het NAS in Nederland. Hij geeft aan dat bij het waarderen en selecteren het gaat om informatie die een ministerie maakt of ontvangt en te bepalen wat van de informatie voor hoe lang bewaard moet blijven om verschillende redenen. Deze kunnen zijn: het afleggen van verantwoording, het dienen als bewijs voor het ministerie, ter inzage van burgers om na te gaan hoe de overheid heeft gehandeld of voor historisch onderzoek.
Jeurgens zegt dat de Surinaamse Archiefwet en het Staatsbesluit van 21 juli 2017 no. 66 als handvest dienen voor de criteria voor het selecteren en waarderen van archieven. Hij vertelde dat de problemen rond het selecteren en waarderen van archieven bijna overal hetzelfde zijn. Van de deelnemers kreeg hij uit blijk van waardering een pangi.
Tjien Fooh gaf aan dat na deze workshop, het werk van de ministeries begint, waarbij het directieteam, de beleidsmedewerkers en DIV-kaders in beeld zullen komen om te moeten helpen met het waarderen van documenten. Zij legde uit dat de projectleider en DIV-hoofden in hun eentje niet kunnen bepalen welke documenten van belang zijn voor eeuwige bewaring en welke voor vernietiging.
Het NAS kan volgens Tjien Fooh ondersteuning bieden aan de ministeries, maar het werk kan het niet doen. Dit, omdat het de ministeries zijn, die het besluit kunnen nemen welke documenten wel belangrijk zijn.
Het archiefbeheer bij de ministeries voldoet volgens haar niet meer aan de 21ste eeuw. Een andere uitdaging voor het NAS is de digitale archivering op sommige ministeries. Zo moet er nagegaan worden hoe die wordt opgenomen in het archief en beheerd wordt door een DIV-hoofd.
Tjien Fooh: “Dan moet je natuurlijk de informatiestroom kunnen bijhouden, overzicht daarop kunnen hebben en beschikbaar kunnen stellen.”