Recentelijk werden velen in hun gedachten, woorden en pennen bewogen door de door de president gecreëerde functie van Chief of Staff bij het kabinet. Onlangs werd deze Chief of Staff bovendien belast met het ondertekenen van personeelsmissives. Bij velen rijst de vraag of dergelijke handelingen niet in strijd zijn met de vigerende wettelijke regelingen.
Alvorens naar de functiebenaming te kijken, staan we stil bij de opbouw van een organisatie. Een aantal dagelijkse handelingen die een functionaris verricht, noemen wij gezamenlijk een taak. Een aantal taken vormen een functie en een aantal functies vormen een organisatie. Binnen een goede organisatie worden alle handelingen, taken en functies duidelijk vastgelegd voor de herkenbaarheid. Iedereen die het functioneren van een functionaris moet beoordelen, moet op basis van de handelingen en taken kunnen vaststellen of de functionaris naar behoren in de functie heeft gefunctioneerd.
Binnen de ambtelijke administratie worden functies als onderdeel van normering duidelijk vastgelegd in regelgeving. Dit hangt samen met het specialiteitsbeginsel, dat vereist dat de wetgever zo nauwkeurig mogelijk normen vastlegt. Het specialiteitsbeginsel is een uitwerking van het legaliteitsbeginsel, wat inhoudt dat het bestuur in overeenstemming met de wet moet handelen. Het is ook nauw verbonden met het materiële zorgvuldigheidsbeginsel en het verbod op willekeur, die beide eisen dat het bestuur zorgvuldig handelt en geen willekeurige beslissingen neemt.
Het moet bijvoorbeeld duidelijk zijn welke functionaris een bepaalde taak heeft, zodat die in geval van bezwaar of beroep aanspreekbaar is. Daarom zijn binnen de overheidsadministratie alle taken duidelijk beschreven (vereiste van functiebeschrijving). Bij attributie, delegatie en mandaat worden functies genoemd, omdat die functies een bevoegdheid krijgen. Die functie moet dan ook in de formatie staan, omdat de functie als onderdeel van een norm kan worden gebruikt. Bijvoorbeeld: “beroep bij de directeur binnen … dagen”. Als die functie niet in de formatie voorkomt, ontstaat onduidelijkheid over waar beroep moet worden aangetekend, mede in verband met een beroep bij de rechter. Nu staat de functie van Chief of Staff niet in onze formatie. Indien hij dan voor het gerecht gedaagd zou moeten worden, ontstaat er een probleem.
Voor wat betreft het ondertekenen van stukken door de Chief of Staff het volgende. De bevoegdheid tot het nemen van een besluit is het machtigste wapen van het bestuur. Een besluit van een bestuursorgaan blijkt onder andere uit de ondertekeningsbevoegdheid van het orgaan. Het orgaan dat tekent, heeft beslissingsbevoegdheid via attributie, delegatie of mandaat. In dit geval – voor wat het ondertekenen van missives betreft – is dat juist een aangelegenheid van de vicepresident, omdat een missive een intern document is dat een besluit van de Raad van Ministers (het hoogste administratieve orgaan) inhoudt. Dit besluit van de Raad van Ministers is een opdracht c.q. toestemming aan een lid van de Raad of van de Regering (dat kan ook de president zijn) om tot uitvoering van het besluit over te gaan.
Nu kan het zijn dat de president mandaat verleent aan de Chief of Staff om, in verband met de uitvoering van een toestemming of opdracht uit een missive, de noodzakelijke stukken daartoe te ondertekenen (ondertekeningsmandaat). Het kan bestuurlijk echter nooit zo zijn dat een missive van de RvM door de Chief of Staff wordt getekend. President Simons dient het volgende te doen:
De functie Chief of Staff opnemen in de formatie.
Duidelijk aangeven welke stukken de Chief of Staff mag ondertekenen en op basis van welke wettelijke regeling.
Robert Cairo
[email protected]
